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Índice do manual

Fichas e evoluções

Como preencher a ficha de anamnese de um cliente, registrar cada atendimento com fotos de antes e depois e gerar o PDF.

Para que serve

A ficha de anamnese guarda as respostas do cliente às perguntas de um modelo de ficha. É o ponto de partida: o que ele contou antes do primeiro procedimento.

Depois, a cada visita, você registra um atendimento dentro da ficha: o que o cliente relatou, o que foi feito, como você avalia e o que vem a seguir, com fotos de antes e depois. Esses registros formam a evolução do cliente ao longo do tempo.

Cuidado com dados de saúde

Alergias, medicamentos, gravidez, condições de saúde e fotos do corpo são dados sensíveis pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Trate com cuidado:

  • pergunte e registre só o que for necessário para o atendimento;
  • explique ao cliente por que você está pedindo essas informações;
  • não deixe a ficha aberta em tela à vista de outras pessoas e não compartilhe seu acesso;
  • tenha cuidado ao enviar ou imprimir o PDF da ficha, que leva as respostas e as fotos.

Este aviso não é orientação jurídica. Em caso de dúvida sobre as suas obrigações, procure um profissional especializado.

Onde fica

No menu lateral, abra Anamnese e clique em Fichas.

As fichas de um cliente também aparecem no cadastro dele, com o botão Nova ficha. Veja Clientes.

Quem pode usar

A anamnese fica disponível para o dono da empresa (perfil ADM) e para funcionários com perfil interno, como a recepção. O colaborador comum não acessa estas telas no painel.

Tela Fichas de anamnese com a busca, os filtros e a lista de fichas

A lista de fichas

Cada linha é uma ficha:

Coluna O que mostra
Cliente De quem é a ficha.
Modelo O modelo usado para preencher.
Quem preencheu O usuário que salvou a ficha.
Atendimentos Quantos atendimentos já foram registrados nela.
Data Quando a ficha foi preenchida.

A lista vem da ficha mais recente para a mais antiga. Clique no título de uma coluna para ordenar por ela.

Buscar e filtrar

  • No campo de busca, digite parte do nome, e-mail ou telefone do cliente e clique em Buscar.
  • Clique em Filtros para escolher o Modelo, Quem preencheu e o período (De / Até) em que a ficha foi preenchida. Depois clique em Filtrar.
Painel de filtros das fichas, com Modelo, Quem preencheu e o período

Ações de cada ficha

O botão de três pontinhos abre:

  • Abrir ficha: mostra as respostas e os atendimentos;
  • Registrar atendimento: vai direto ao registro de uma nova visita;
  • Editar respostas: abre a ficha para corrigir as respostas;
  • Baixar PDF: gera o PDF da ficha.
Menu de ações de uma ficha na lista, com Abrir ficha, Registrar atendimento, Editar respostas e Baixar PDF

Como criar uma ficha para um cliente

  1. Clique em Nova ficha.
  2. Em 1. Para quem é a ficha?, busque o cliente pelo nome ou telefone. Se ele ainda não é cliente, clique em Cadastre primeiro em Clientes.
  3. Em 2. Qual modelo de ficha?, escolha o modelo. Os mais usados aparecem primeiro, e o primeiro leva a etiqueta Mais usado.
  4. Clique em Começar a preencher.
Tela Nova ficha de anamnese, com a escolha do cliente, o aviso de que ele já tem ficha e a escolha do modelo

Bom saber

Quando você começa pelo cadastro do cliente (botão Nova ficha) e ele já tem ficha, o sistema avisa e mostra um atalho para cada ficha existente. Se a ideia é só registrar uma nova visita, abra a ficha que já existe e use Registrar atendimento, em vez de preencher outra. Uma ficha nova só faz sentido para outro tipo de avaliação (outro modelo) ou para refazer as perguntas.

Preenchendo as respostas

A tela mostra os grupos de perguntas do modelo. Os botões no topo ("1. Sobre a pele", "2. Saúde"...) levam direto a cada grupo.

Tela de preenchimento da ficha, com o cliente, os grupos de perguntas, as observações e o botão Salvar ficha
  1. Confira o Cliente no topo.
  2. Responda as perguntas. As marcadas com um asterisco vermelho são obrigatórias.
  3. Em Observações, anote o que mais valer registrar sobre o cliente (opcional).
  4. Clique em Salvar ficha.

Dica

Ao escolher o cliente, as perguntas sobre nome, telefone, e-mail, CPF, nascimento e profissão são preenchidas com o que está no cadastro dele. O sistema só preenche o que está em branco, nunca apaga o que você digitou. Confira antes de salvar: uma pergunta como "Telefone para contato de emergência" também pode vir com o telefone do próprio cliente.

Depois de salvar, a ficha abre na tela de visualização.

Como ver uma ficha

Abra a ficha pela lista (Abrir ficha). O título é o nome do cliente; logo abaixo ficam o modelo e a data de preenchimento.

Ficha de uma cliente na aba Respostas, com as respostas agrupadas e as observações

A ficha tem duas abas:

  • Respostas: as perguntas e respostas, grupo por grupo, e as Observações. No rodapé, quem preencheu, quando, e a data da última alteração.
  • Atendimentos: a linha do tempo das visitas, da mais recente para a mais antiga. O número entre parênteses mostra quantos são.

No topo ficam os botões Voltar às fichas, Registrar atendimento, Editar respostas e o menu de três pontinhos, com:

  • Baixar PDF da ficha;
  • Gerar contrato ou termo (veja Documentos);
  • Ver cadastro do cliente;
  • Apagar todos os atendimentos (só aparece quando a ficha tem atendimentos);
  • Excluir ficha.
Menu de mais ações da ficha, com Baixar PDF da ficha, Gerar contrato ou termo, Ver cadastro do cliente, Apagar todos os atendimentos e Excluir ficha

Como editar as respostas

  1. Na ficha, clique em Editar respostas.
  2. Corrija o que precisar.
  3. Clique em Salvar ficha.

A ficha passa a mostrar a nova data em "última alteração".

Bom saber

A edição usa as perguntas que a ficha tinha quando foi preenchida. Mudanças feitas depois no modelo não alteram as fichas já existentes.

Evoluções: registrar um atendimento

Use o registro de atendimento a cada visita do cliente. É ele que constrói o histórico.

  1. Na ficha, clique em Registrar atendimento.
  2. Confira a Data do atendimento. Ela vem com o dia de hoje, mas você pode alterar para registrar uma visita de outro dia.
  3. Preencha as anotações. Não precisa preencher tudo: pelo menos uma anotação é necessária.
  4. Se quiser, adicione fotos (veja Fotos de antes e depois).
  5. Clique em Salvar atendimento.
Formulário de registro de atendimento preenchido, com a data e as quatro anotações

O atendimento fica registrado com o nome de quem o salvou.

As quatro anotações (formato SOAP)

Os quatro campos seguem um formato muito usado na área de saúde e estética, conhecido como SOAP, pelas iniciais de Subjetivo, Objetivo, Avaliação e Plano. Na tela, eles têm nomes do dia a dia:

Campo na tela Letra do SOAP O que escrever Exemplo
O que o cliente contou S — Subjetivo As palavras do cliente: queixas, relatos, pedidos, como ele se sentiu desde a última visita. "Sentiu os fios mais macios; quer manter o loiro sem amarelar."
O que você observou ou fez O — Objetivo O que você viu, mediu e fez: procedimento realizado, produtos usados, tempo de pausa, medidas. "Hidratação com máscara de tratamento e matização. Pontas ainda porosas."
Sua avaliação A — Avaliação A sua leitura profissional: como está o resultado ou a evolução. "Fios recuperando elasticidade; pode clarear de novo em 45 dias."
Próximos passos P — Plano O que vem a seguir: retorno, cuidados em casa, próxima sessão. "Usar máscara em casa 1 vez por semana. Retorno em 30 dias."

Dica

Uma boa regra: no primeiro campo, escreva o que o cliente disse; no segundo, o que você viu e fez. Separar as duas coisas ajuda muito quando você volta à ficha meses depois.

A linha do tempo dos atendimentos

Na aba Atendimentos, cada visita aparece com a data, o nome do profissional, as anotações preenchidas e as miniaturas das fotos. Campos deixados em branco não aparecem.

Aba Atendimentos de uma ficha de estética facial, com três atendimentos e as fotos de antes e depois no mais recente

O mesmo vale para qualquer tipo de ficha. Numa avaliação capilar, por exemplo:

Aba Atendimentos de uma ficha de avaliação capilar, com três atendimentos em ordem do mais recente para o mais antigo

Fotos de antes e depois

As fotos ficam ligadas a um atendimento. Você pode adicioná-las ao registrar o atendimento ou depois, editando-o.

Bloco Fotos de um atendimento, com as fotos salvas de antes e depois e a área para adicionar novas fotos

Como adicionar fotos

  1. No registro ou na edição do atendimento, vá até o bloco Fotos.
  2. Em Adicionar fotos, arraste as imagens para a área indicada ou clique nela para escolher. Você pode enviar várias de uma vez.
  3. Para cada imagem, escolha a classificação e, se quiser, escreva uma descrição.
  4. Clique em Salvar atendimento. As fotos são enviadas junto.
Classificação Quando usar
Antes Foto tirada antes do procedimento.
Depois Foto do resultado.
Exame Imagem de um exame trazido pelo cliente.
Documento Qualquer outro documento em imagem.

Bom saber

  • Só imagens são aceitas, com até 10 MB cada.
  • Ao salvar, o sistema reduz as fotos muito grandes e remove as informações escondidas no arquivo (como o local onde a foto foi tirada). A imagem guardada pode ser menor que a original.

Como alterar ou excluir uma foto

  1. Na aba Atendimentos, clique em Editar no atendimento.
  2. Em Fotos salvas, troque a classificação ou a descrição e clique em Salvar logo abaixo da foto. Essa alteração vale na hora, sem precisar salvar o atendimento.
  3. Para apagar, clique em Excluir abaixo da foto e confirme.

Atenção

A exclusão de uma foto é imediata e não pode ser desfeita.

Na linha do tempo, clique na miniatura de uma foto para abri-la em tamanho maior, em outra aba.

Como editar um atendimento

  1. Na aba Atendimentos, clique em Editar no atendimento desejado.
  2. Altere a data, as anotações ou as fotos.
  3. Clique em Salvar atendimento.

Como excluir um atendimento

  1. Na aba Atendimentos, clique em Excluir no atendimento.
  2. Confirme em Excluir.
Janela de confirmação Excluir atendimento, avisando que as fotos também serão excluídas

Para apagar todos de uma vez, use Apagar todos os atendimentos, no menu de três pontinhos da ficha. As respostas da ficha continuam.

Atenção

Excluir um atendimento apaga também as fotos dele. Não tem volta.

PDF da ficha

No menu de três pontinhos da ficha (ou da lista), clique em Baixar PDF da ficha. O PDF abre em uma nova aba, pronto para salvar ou imprimir.

O PDF contém:

  • o cabeçalho, com o nome do modelo e o nome e o telefone da sua empresa;
  • o cliente, quem preencheu, a data de preenchimento e a da última atualização;
  • todas as perguntas e respostas, grupo por grupo;
  • as Observações Gerais;
  • os atendimentos, cada um com a data, o profissional, as anotações e os anexos (as fotos, com a classificação e a descrição).

Dica

O PDF sempre sai completo, com todos os atendimentos e fotos. Antes de entregar ou enviar a alguém, confira se é isso mesmo que você quer compartilhar.

Como excluir uma ficha

  1. Abra a ficha.
  2. No menu de três pontinhos, clique em Excluir ficha.
  3. Confirme em Excluir ficha.

Atenção

  • A exclusão não pode ser desfeita.
  • Uma ficha com atendimentos registrados não pode ser excluída. A janela avisa e não mostra o botão de excluir. Se quiser mesmo excluir, use antes Apagar todos os atendimentos, no mesmo menu, e depois exclua a ficha.
Janela Excluir ficha avisando que a ficha tem atendimentos registrados e não pode ser excluída

Perguntas frequentes

Preciso criar uma ficha nova a cada visita? Não. A ficha é preenchida uma vez. A cada visita, registre um atendimento dentro dela.

Posso registrar um atendimento de um dia que já passou? Sim. Altere a Data do atendimento antes de salvar.

O cliente pode ter mais de uma ficha? Pode: uma para cada tipo de avaliação, por exemplo capilar e facial.

Esqueci de anexar as fotos. E agora? Abra a ficha, vá à aba Atendimentos, clique em Editar no atendimento e adicione as fotos.

Quem aparece como profissional do atendimento? O usuário que estava conectado quando o atendimento foi salvo.

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