Contas a pagar
Como cadastrar as despesas do negócio, acompanhar os vencimentos, dar baixa nos pagamentos e corrigir quando algo sai errado.
Para que serve
Em Contas a pagar ficam as despesas do negócio: aluguel, luz, fornecedores, cursos, compras parceladas. Você cadastra a conta com o vencimento e, quando paga, dá baixa. Só nesse momento a saída vai para o fluxo de caixa.
Assim você sabe sempre o que está vencido, o que vence nos próximos dias e quanto falta pagar no mês.
Onde fica
No menu lateral, abra Financeiro e clique em Contas a Pagar.
Quando há conta atrasada, um aviso vermelho no alto da tela diz quantas são, quanto somam e quando venceu a mais antiga. O botão Ver vencidas abre a lista delas.
Os indicadores
| Indicador | O que mostra |
|---|---|
| Vencidas | Contas em aberto com vencimento antes de hoje, de qualquer mês. |
| Vencem nos próximos 7 dias | Contas em aberto que vencem de hoje até daqui a 7 dias. |
| A pagar no período | Contas em aberto com vencimento dentro do período escolhido. |
| Pagas no período | Contas pagas no período, pela data do pagamento e pelo valor pago. |
Cada quadro é clicável e abre a lista correspondente. O período funciona como no fluxo de caixa: setas de mês, Este mês e campo de datas.
A lista e as situações
As abas mudam o que a lista mostra:
| Aba | O que traz |
|---|---|
| A pagar | Contas em aberto com vencimento até o fim do período, inclusive as atrasadas de meses anteriores. |
| Vencidas | Contas em aberto com vencimento antes de hoje, de qualquer mês. |
| Pagas | Contas pagas dentro do período, pela data do pagamento. |
| Canceladas | Contas canceladas com vencimento no período. |
| Todas | Todas as contas com vencimento no período, em qualquer situação. |
Abaixo da data de vencimento, um selo mostra a situação de cada conta:
| Selo | Significado |
|---|---|
| Venceu há X dias | Em aberto e atrasada. |
| Vence hoje | Em aberto, vencendo hoje. |
| Vence em X dias | Em aberto, vencendo em até 7 dias. |
| A vencer | Em aberto, com vencimento mais distante. |
| Paga em | Já teve baixa, com a data do pagamento. |
| Cancelada | Foi cancelada e não conta como dívida. |
Você também pode filtrar por forma de pagamento, buscar pela descrição ou fornecedor e ordenar clicando no título das colunas. O rodapé soma o total da aba.
Como adicionar uma conta
- Clique em Adicionar conta.
- Preencha os campos.
- Clique em Salvar.
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Descrição do lançamento | O que é a conta, por exemplo "Aluguel da sala". |
| Fornecedor | Para quem você paga. É opcional, e ajuda na busca. |
| Data de lançamento | Quando a despesa foi contratada ou registrada. |
| Primeiro vencimento | O vencimento da conta. Em compra parcelada, é o vencimento da primeira parcela. |
| Valor total | O valor da conta inteira, somando todas as parcelas. |
| Parcelas | Em quantas vezes será paga. Deixe 1 para conta à vista. |
| Valor da parcela | Calculado pelo sistema, só para conferência. |
| Forma de pagamento | Como a conta será paga: Boleto, Pix, Cartão de Crédito e as demais. |
Contas parceladas
Com Parcelas maior que 1, o sistema cria uma conta para cada parcela:
- o valor total é dividido igualmente;
- a descrição ganha o complemento "Parc 1/3", "Parc 2/3" e assim por diante;
- os vencimentos ficam com cerca de um mês de intervalo, a partir do primeiro vencimento;
- as parcelas ficam ligadas entre si: no detalhe de qualquer uma você vê todas.
Cada parcela é paga, editada ou cancelada separadamente.
Dica
Confira os vencimentos das parcelas depois de salvar. Se o boleto do fornecedor vencer em outro dia, edite a parcela e ajuste a data.
Detalhes e histórico
Clique no nome da conta, ou em Detalhes e histórico no menu dos três pontinhos.
A tela mostra a situação da conta, o valor e o valor pago, as informações gerais e quem cadastrou. Em contas parceladas, o quadro Parcelamento lista todas as parcelas com a situação de cada uma; clique em uma parcela para abri-la.
O Histórico de Alterações registra, com data, hora e nome de quem fez: cada edição (com o valor de antes e o de depois), a baixa, o estorno, o cancelamento com o motivo e a reabertura.
Como editar uma conta
No menu dos três pontinhos, clique em Editar, ou use o botão Editar na tela de detalhe. Você pode corrigir descrição, fornecedor, datas, valor e forma de pagamento. O número de parcelas não pode ser mudado depois que a conta foi criada.
Só contas em aberto podem ser editadas. Para mudar uma conta paga, estorne o pagamento antes.
Como dar baixa (pagar)
- Na linha da conta, clique em Pagar.
- Confira o Valor pago. Ele vem com o valor da conta; altere se pagou com juros, multa ou desconto.
- Confira a Data do pagamento. Vem com hoje; pode ser um dia anterior, nunca uma data futura.
- Clique em Confirmar baixa.
Ao confirmar:
- a conta passa a Paga;
- uma saída é lançada no fluxo de caixa, no valor pago e na data do pagamento;
- a baixa fica registrada no histórico da conta.
Quando o valor pago é diferente do valor da conta, a lista mostra os dois: o que foi pago e, em letra menor, o valor original.
Como estornar uma baixa
Deu baixa na conta errada, ou com o valor errado? Estorne o pagamento.
- Abra a aba Pagas.
- Nos três pontinhos da conta, clique em Estornar pagamento.
- Confirme em Estornar.
A saída é removida do caixa, a conta volta a ficar em aberto e o estorno entra no histórico. Depois é só dar baixa de novo, do jeito certo.
Como cancelar uma conta
Use quando a despesa deixou de existir: o serviço não foi feito, a assinatura foi encerrada, a conta foi lançada em duplicidade.
- Nos três pontinhos da conta em aberto, clique em Cancelar.
- Escreva o Motivo do cancelamento (obrigatório).
- Clique em Cancelar conta.
A conta não é apagada: ela vai para a aba Canceladas, deixa de contar como dívida, e o motivo fica à vista no detalhe e no histórico.
Bom saber
Contas a pagar não têm botão de excluir. Cancelar é a forma de tirar uma conta de cena, mantendo o registro do que aconteceu.
Como reabrir uma conta cancelada
- Abra a aba Canceladas. Se a conta não aparecer, ajuste o período para o mês do vencimento dela.
- Nos três pontinhos, clique em Reabrir.
- Confirme em Reabrir.
A conta volta a ficar em aberto, e a reabertura entra no histórico.
Quem pode usar
Por padrão, só o dono acessa Contas a pagar. Para liberar a tela ao colaborador interno (a recepção, por exemplo), o dono liga a opção Contas a pagar para colaboradores, em Configurações, no grupo Opções.
- Com a opção ligada, o colaborador interno vê e faz tudo nesta tela: cadastra, edita, dá baixa, estorna, cancela e reabre.
- Com a opção desligada, ao clicar em Contas a Pagar ele é levado de volta ao Dashboard.
- O colaborador que atende não acessa Contas a pagar em nenhum dos casos.
Veja mais em Dados da empresa e Equipe.
Perguntas frequentes
Paguei só uma parte da conta. Como registro? A baixa quita a conta inteira, pelo valor que você informar em Valor pago. Para acompanhar o restante, cadastre uma nova conta com a diferença.
A conta atrasada do mês passado sumiu quando mudei de mês? Não. A aba A pagar sempre traz as atrasadas de meses anteriores, e a aba Vencidas mostra todas, de qualquer mês.
A saída da conta paga pode ser apagada no fluxo de caixa? Não. Ela só sai do caixa pelo Estornar pagamento, aqui em Contas a pagar.
Tenho uma conta que se repete todo mês. Preciso cadastrar uma por uma? Não há cadastro de conta recorrente. Um jeito prático é lançar com várias parcelas: informe em Valor total a soma de todos os meses e, em Parcelas, a quantidade de meses.