Clientes
Como cadastrar, encontrar, editar e acompanhar o histórico de cada cliente.
Para que serve
O cadastro de clientes é a sua lista de contatos dentro do Hazie. É a partir dele que você agenda, vende, fecha pacotes e preenche fichas de anamnese. Cada cliente tem uma ficha com o resumo do relacionamento: quantas vezes veio, quanto gastou e o que mais usa.
Onde fica
No menu, abra Cadastros › Clientes.
Na tela você encontra:
- o total de clientes da sua base, logo abaixo do título;
- a busca pelo nome;
- o botão Importar VCF, para trazer contatos de uma agenda de celular (veja Importar clientes);
- o botão Adicionar Cliente;
- a lista, com 20 clientes por página.
Quem pode usar
| Perfil | O que pode fazer |
|---|---|
| Proprietário (ADM) | Tudo: ver, adicionar, editar, importar e apagar. |
| Usuário interno (recepção) | Ver, adicionar e editar. Não importa nem apaga. |
| Atendente | Não abre esta tela. Pode cadastrar um cliente novo na hora de agendar, direto pela agenda. |
Como encontrar um cliente
- Digite o nome, ou parte dele, no campo Buscar cliente pelo nome.
- Clique em Buscar.
- Para voltar à lista completa, clique em Limpar.
Bom saber
A busca desta tela procura só pelo nome. Na hora de agendar, o campo de cliente da agenda aceita também o telefone.
Ordenar a lista
Clique no título de uma coluna (Id, Nome, E-mail ou Telefone) para ordenar por ela. Clique de novo para inverter a ordem. Sem ordenação escolhida, a lista vem em ordem alfabética.
Como cadastrar um cliente
- Clique em Adicionar Cliente.
- Preencha Nome e Telefone. São os únicos campos obrigatórios.
- Se quiser, preencha o E-mail e os Detalhes Adicionais.
- Clique em Salvar.
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Nome | Nome do cliente. O sistema padroniza as maiúsculas ao salvar. |
| Telefone | Celular com DDD. Precisa ter 11 dígitos, começando com 9 depois do DDD. É por ele que o cliente é reconhecido no agendamento online e que as mensagens de WhatsApp são enviadas. |
| Opcional. | |
| CPF, RG, Data de Nascimento, Profissão | Dados pessoais, opcionais. O CPF é conferido ao sair do campo. A data de nascimento faz a ficha mostrar a idade e avisar do aniversário. |
| CEP, Endereço e demais campos | Endereço do cliente, opcional. |
| Responsável Legal | Nome, nascimento, CPF e RG de quem responde pelo cliente, quando ele é menor de idade, por exemplo. |
Atenção
Não é possível ter dois clientes com o mesmo telefone. Se o número já existir, o sistema avisa: "Este telefone já está cadastrado para esta empresa." Nesse caso, procure o cliente na lista e edite o cadastro dele.
Como editar um cliente
- Na lista, clique no botão de três pontinhos no fim da linha do cliente.
- Escolha Editar.
- Altere o que for preciso e clique em Salvar.
O menu de ações tem quatro opções:
| Opção | O que abre |
|---|---|
| Vendas | Todas as vendas daquele cliente. Veja Relatórios. |
| Detalhar | A ficha do cliente, explicada abaixo. |
| Editar | O formulário de cadastro. |
| Apagar | A confirmação de exclusão. |
A ficha do cliente
Clique em Detalhar para abrir a ficha. Ela reúne, numa tela só, tudo o que você precisa saber antes de atender.
Os indicadores
| Indicador | O que mostra |
|---|---|
| Atendimentos | Quantos agendamentos do cliente já foram atendidos, no total e neste mês. |
| Valor total gasto | A soma das vendas em aberto e concluídas, no total e neste mês. Vendas canceladas não entram. |
| Ticket médio | O valor total gasto dividido pelo número de vendas. Abaixo, de quantos em quantos dias o cliente costuma voltar. |
| Próximo agendamento | Dia e hora do próximo horário marcado, ou "Sem agenda". |
Ao lado do nome aparece a situação do cliente: Ativo ou Inativo há X dias. O cliente passa a aparecer como inativo quando o último atendimento foi há mais de 30 dias.
Os dados e o botão de WhatsApp
O quadro Dados do cliente mostra contato, dados pessoais, endereço e responsável legal. Ao lado do telefone há um ícone do WhatsApp: clique nele para abrir uma conversa com o cliente, sem precisar salvar o número no celular.
O histórico
Abaixo dos dados há três abas:
- Visão geral: as vendas mais recentes (com as futuras, de horários já marcados), os serviços que o cliente mais fez e os produtos que mais comprou. O link Ver tudo abre a lista completa de vendas.
- Pacotes: cada contrato de pacote ou assinatura, com renovações, visitas atendidas, faltas e sessões ainda por agendar. Clique em Ver as visitas para abrir a lista de um contrato.
- Fichas de anamnese: as fichas já preenchidas e o botão Nova ficha, que abre uma ficha nova já com o cliente escolhido.
Imprimir a ficha
O botão Imprimir ficha, no topo, abre um PDF em outra aba com os dados do cliente, os pacotes com cada visita e os atendimentos avulsos. Dali você imprime ou salva o arquivo.
Como apagar um cliente
- Na lista, abra o menu de ações do cliente e escolha Apagar.
- Confira o nome na janela de confirmação.
- Clique em Apagar.
Atenção
Apagar não tem volta. E só o proprietário (ADM) pode apagar clientes.
Quando o sistema não deixa apagar
O Hazie protege o histórico do seu negócio. Um cliente não é apagado se tiver qualquer um destes registros:
- vendas;
- agendamentos;
- contratos de pacote ou assinatura;
- fichas de anamnese.
Nesses casos aparece a mensagem: "Não foi possível excluir o cliente: ele tem vendas, agendamentos, pacotes ou fichas de anamnese registrados." Nada é apagado e o cadastro continua como estava.
Na prática, só dá para apagar um cliente que nunca foi atendido nem agendado, como um cadastro feito por engano ou um contato importado que não é cliente.
Perguntas frequentes
Cadastrei o cliente com o nome errado. Preciso apagar e criar de novo?
Não. Use Editar e corrija o nome. O histórico continua ligado ao mesmo cadastro.
O cliente trocou de telefone. O que eu faço?
Edite o cadastro e troque o número. No próximo agendamento online, ele se identifica com o número novo e encontra os próprios horários.
Um cliente agendou pelo link e apareceu na minha lista. É normal?
Sim. Quem agenda pelo agendamento online e ainda não tem cadastro é incluído automaticamente, com o nome e o telefone que informou.
Posso ter clientes sem telefone?
Não. O telefone é obrigatório, porque é ele que identifica o cliente.