Sessões e renovação
Como registrar presença e falta, remarcar e cancelar visitas, e como funciona a renovação manual e automática dos planos.
Para que serve
Esta página cobre o dia a dia de um plano já vendido: registrar se o cliente veio, mexer nos horários e renovar quando o período termina. Tudo acontece na tela do plano do cliente.
Onde fica
Menu lateral, Pacotes e assinaturas, Clientes dos planos e depois Abrir no cliente.
Se ainda não conhece essa tela, veja Clientes dos planos.
Visitas e sessões
Uma visita é um horário do plano na agenda. Quando o plano tem mais de um serviço no mesmo horário, eles formam uma visita só, e a ação que você fizer vale para todos os serviços dela.
No pacote, cada visita atendida gasta uma sessão do saldo do cliente.
As visitas aparecem em duas partes:
- Próximas visitas: horários marcados que ainda vão acontecer.
- Histórico de visitas: o que já passou ou já foi registrado.
Na agenda, os horários de plano aparecem com a palavra Pacote no título.
Como registrar que o cliente veio
- Em Próximas visitas, clique em Veio na linha da visita.
- Se quiser, escreva uma observação.
- Clique em Confirmar.
A visita vai para o histórico com a etiqueta Veio. No pacote, o quadro Andamento passa a contar uma sessão a mais.
Bom saber
A presença de um plano não gera venda nem cobrança: o cliente já pagou (ou paga) pelo plano. A observação que você escrever aparece no histórico, embaixo do serviço.
Como registrar uma falta
- Na linha da visita, clique nos três pontinhos e em Faltou.
- Se quiser, escreva uma observação.
- Clique em Registrar falta.
No pacote, a janela avisa o que vai acontecer com a sessão, conforme a regra Falta conta como sessão usada do plano:
- regra ligada: a sessão é descontada do pacote;
- regra desligada: a sessão não é descontada.
Nas assinaturas, a falta fica só registrada no histórico e na contagem de faltas.
Como remarcar uma visita
- Na linha da visita, clique nos três pontinhos e em Remarcar.
- Escolha a Nova data e hora.
- Clique em Salvar.
O horário muda na agenda e na tela do plano. A duração da visita continua a mesma.
Você também pode mover o horário direto na agenda: a sessão do plano acompanha a mudança. Veja Agendar e atender.
Bom saber
Remarcar muda só aquela visita. As seguintes continuam nos horários em que já estavam.
Como cancelar uma visita
- Na linha da visita, clique nos três pontinhos e em Cancelar visita.
- Confirme em Cancelar visita.
A visita sai da agenda e a sessão não é descontada. Ela aparece no histórico como Cancelada.
No pacote, a sessão continua no saldo. Para marcar um horário novo para ela, use Agendar o que falta.
Como desfazer um registro
Errou a presença, a falta ou o cancelamento? No Histórico de visitas, clique em Desfazer na linha da visita. Ela volta a ficar pendente, e você pode registrar de novo.
Atenção
Se a última sessão de um pacote com renovação automática foi registrada, o pacote já renovou na hora. Desfazer o registro não apaga o pacote novo. Nesse caso, confira os dois contratos.
Visitas que passaram sem registro
Se o dia da visita passou e ninguém registrou nada, ela aparece no histórico com a etiqueta Sem registro e três botões: Veio, Faltou e Remarcar. É só escolher o que aconteceu.
Dica
Vale olhar o histórico de vez em quando. Visita Sem registro em pacote significa sessão que ainda não foi contada.
Agendar o que falta
O botão Agendar o que falta, em Próximas visitas, pede ao sistema para marcar os horários que estão faltando:
- no pacote, marca as sessões que ainda não têm horário, no ritmo do plano, até a quantidade comprada;
- na assinatura com dia fixo, marca as próximas semanas no dia e horário fixos.
Se a agenda já está completa, o sistema avisa que não há nada a agendar. O botão não aparece na assinatura livre nem em plano que não está ativo.
O sistema nunca marca horário no passado. Dia sem expediente ou feriado cadastrado é pulado para o próximo dia de funcionamento.
Visitas da assinatura livre
Na assinatura livre não há agenda fixa. O cliente marca:
- com você, pela agenda; ou
- sozinho, pelo seu link de agendamento online.
Quando o serviço marcado faz parte do plano, o horário entra sem cobrança e aparece em Próximas visitas do plano do cliente. Se a visita tiver também um serviço fora do plano, só esse serviço é cobrado.
Com a mensalidade em atraso o cliente continua sendo atendido pelo plano. O aviso de atraso fica na tela para você cobrar.
Renovação
Renovar é começar um novo período do plano para o mesmo cliente. Sempre nasce um contrato novo, ligado ao anterior. O anterior fica com a situação Renovado e ganha um aviso com o botão Abrir o atual.
Renovação automática
Você liga a renovação automática em dois lugares:
- no plano, como padrão para os clientes novos; veja Planos;
- no plano de cada cliente, na chave do quadro Renovação automática.
O que ela faz depende do tipo:
| Tipo | Com renovação automática | Sem renovação automática |
|---|---|---|
| Assinatura | Segue cobrando todo mês: a cada mês nasce uma cobrança nova. | Termina no fim do mês já pago e passa a Expirado. |
| Pacote | Quando a última sessão é registrada, um pacote novo começa na hora, com cobrança nova e agenda no mesmo dia da semana e horário. | Continua ativo, com As sessões acabaram, até você renovar ou cancelar. |
| Pacote com validade | Passou do prazo, um pacote novo começa. | Passou do prazo, passa a Expirado. |
Quando o pacote renova sozinho depois do registro de uma visita, o sistema mostra o aviso e já abre o contrato novo.
Bom saber
Na assinatura, "renovar automaticamente" não cria um contrato novo a cada mês. O contrato é o mesmo; o que nasce todo mês é a cobrança.
Como renovar à mão
O botão Renovar fica no alto da tela do plano do cliente. Ele aparece em qualquer plano que ainda não foi renovado, inclusive nos cancelados e expirados. Não é preciso esperar o plano acabar.
- Clique em Renovar.
- Confira Começa em, Modalidade e, se quiser, o Vencimento da cobrança.
- Ligue ou desligue Renovar automaticamente para o novo período.
- Clique em Renovar.
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Começa em | Início do novo período. Vem com a data de hoje; na assinatura, com a data da próxima cobrança. |
| Modalidade | O preço do novo período. |
| Vencimento da cobrança | Opcional. Vazio, vence no dia em que o período começa. |
| Renovar automaticamente | Vale para o contrato novo. |
Ao renovar:
- cliente, plano e responsável continuam os mesmos;
- a cobrança do novo período é gerada na hora, como venda em aberto;
- a agenda segue no mesmo dia da semana e horário do plano anterior;
- as visitas pendentes do contrato anterior saem da agenda;
- o contrato anterior passa a Renovado e não pode ser renovado de novo.
Atenção
Se o plano anterior tinha cobrança automática no cartão, ela é interrompida na renovação à mão. Gere um link novo no contrato novo. Veja Cobrança recorrente no cartão.
O aviso de renovação por WhatsApp
Antes de renovar sozinho, o Hazie pode avisar o cliente por WhatsApp, com um link para ele recusar.
Para o aviso sair, três coisas precisam estar certas:
- o plano do cliente está com a renovação automática ligada;
- a mensagem Aviso de renovação de plano está ligada nas mensagens do WhatsApp;
- o seu WhatsApp está conectado e o cliente tem telefone no cadastro.
Quando ele é enviado:
- assinatura: alguns dias antes da próxima cobrança. A antecedência é a que você definiu no plano, em Avisar o cliente quantos dias antes;
- pacote: quando resta a última sessão.
Cada cliente recebe um aviso por período. Depois do envio, o quadro Renovação automática mostra Aviso enviado em com a data.
O texto da mensagem pode ser ajustado. Veja Mensagens automáticas e Conectar o WhatsApp.
O link em que o cliente recusa a renovação
O cliente toca no link da mensagem e abre uma página simples, sem precisar de senha.
A página mostra o seu estabelecimento, o plano e quando ele renova. O cliente tem duas saídas:
- não fazer nada: a renovação acontece sozinha;
- tocar em Não quero renovar: a renovação é cancelada.
Quando o cliente recusa:
- a renovação automática daquele plano é desligada;
- o plano continua valendo até o fim do período já contratado;
- você recebe a notificação Renovação recusada no sino do painel;
- o plano ganha a etiqueta Recusou renovar na lista, e o quadro Renovação automática mostra a data da recusa.
Se o cliente mudar de ideia, basta você ligar de novo a chave Renovação automática no plano dele.
Bom saber
O link vale só para aquele período. Depois que o plano renova ou muda, o cliente que abrir um link antigo vê a mensagem de Link indisponível e a orientação para falar com o estabelecimento.
Quando o plano expira
O plano passa a Expirado sozinho em dois casos:
- assinatura sem renovação automática, quando termina o mês já pago;
- pacote com validade e sem renovação automática, quando o prazo passa.
Ao expirar, as visitas futuras saem da agenda e o plano vai para a aba Encerrados. O histórico e as cobranças continuam na tela.
Para o cliente continuar, clique em Renovar no plano expirado.
Perguntas frequentes
O cliente não quer mais renovar. O que eu faço?
Desligue a chave Renovação automática no plano dele. A assinatura termina no fim do mês já pago; o pacote não recomeça quando as sessões acabarem.
O cliente quer parar agora, não no fim do período.
Use Cancelar plano. Veja Clientes dos planos.
As sessões do pacote acabaram e nada aconteceu. É normal?
Sim, se a renovação automática está desligada e o pacote não tem validade. Ele aparece na aba Renovam em breve até você renovar ou cancelar.
O aviso de renovação não chegou para o cliente.
Confira os três pontos de O aviso de renovação por WhatsApp. O mais comum é a mensagem estar desligada ou o cliente estar sem telefone no cadastro.
Mudei o preço do plano. Quando o cliente passa a pagar o valor novo?
Nas próximas cobranças e renovações. O que já foi cobrado não muda.