Agendar e atender
Como marcar um horário, remarcar, trocar o profissional, concluir o atendimento e excluir um agendamento.
Para que serve
Esta página mostra o caminho completo de um atendimento na agenda: do clique no horário livre até a venda fechada. Para entender a tela do calendário, veja antes a Visão geral da agenda.
O agendamento já cria uma venda
Antes do passo a passo, vale entender uma regra que explica quase tudo o que vem depois.
Quando você marca um horário, o Hazie cria junto uma venda em aberto para aquele cliente, já com os serviços escolhidos e os preços do cadastro. O agendamento e a venda ficam ligados:
- a venda aparece em Vendas, entre as vendas em aberto;
- na hora do atendimento, é só incluir o que mais o cliente consumir e fechar a venda;
- ao fechar a venda, o agendamento fica verde na agenda, como atendido;
- se você mover o agendamento, a data da venda muda junto.
A exceção são os horários de pacote e assinatura, que não geram cobrança.
Como marcar um horário
- Na agenda, vá até o dia desejado.
- Clique no horário livre, na coluna do profissional.
- Na janela Novo agendamento, confira a Data e hora e o Atendente. Eles já vêm preenchidos com o ponto em que você clicou, e podem ser trocados.
- Em Cliente, digite o nome ou o telefone e escolha na lista.
- Em Serviços, busque e escolha um ou mais serviços.
- Confira o Total do atendimento e clique em Salvar.
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Data e hora | O início do atendimento. |
| Atendente | O profissional que vai atender. |
| Cliente | Busca pelo nome ou pelo telefone. Sem digitar nada, a lista mostra os primeiros clientes em ordem alfabética. |
| Serviços | Um ou mais serviços. Sem digitar nada, a lista mostra os mais vendidos. Só aparecem os serviços ativos. |
O Total do atendimento soma o preço e o tempo de todos os serviços escolhidos. O fim do agendamento é calculado sozinho: início mais a soma dos tempos. Um corte de 60 minutos com uma hidratação de 45 ocupa 1h45 na agenda.
Dica
Você também pode clicar com o botão direito num horário livre e escolher Marcar horário ou Bloquear horário.
Atenção
O painel não impede dois agendamentos no mesmo horário para o mesmo profissional. Isso permite encaixes, mas pede atenção: olhe a coluna antes de salvar. No agendamento online é diferente: o cliente só consegue marcar em horário realmente livre.
Cliente novo na hora
Se o cliente ainda não tem cadastro, não precisa sair da agenda:
- Na janela Novo agendamento, clique em Novo cliente.
- Preencha Nome completo e Telefone. O E-mail é opcional.
- Clique em Cadastrar.
O cliente é cadastrado e já fica escolhido no agendamento. Se o telefone já pertencer a outro cliente, aparece o aviso "Já existe um cliente com este telefone.": nesse caso, feche a janela e busque o cliente pelo telefone.
Os demais dados (CPF, endereço, nascimento) podem ser completados depois, em Clientes.
Os detalhes de um agendamento
Clique num agendamento para abrir a janela Detalhes do agendamento.
A janela mostra o cliente, o início e o fim, os serviços, o atendente e se o horário é de pacote. Os botões mudam conforme a situação:
| Situação | Botões disponíveis |
|---|---|
| Em aberto | Excluir, Ver/editar venda e Fechar venda. |
| Não iniciado | Excluir, Ver/editar venda e Iniciar atendimento. O botão Fechar venda também aparece quando o estabelecimento permite fechar a venda sem iniciar o atendimento. |
| Fechado | Só Ver/editar venda. |
| Cancelado | Só Ver/editar venda. |
O botão direito do mouse sobre um agendamento abre um menu com as mesmas ações, sem passar pela janela.
Como alterar um agendamento
A janela de detalhes não tem um botão "editar". Cada tipo de mudança tem o seu caminho.
Mudar o horário ou o dia
Arraste o agendamento para o novo horário e solte. O sistema pergunta Mover agendamento?. Clique em Mover para confirmar, ou em Cancelar para o bloco voltar ao lugar.
Para mudar de dia, use a visão Semana e arraste para a coluna do outro dia.
A duração não muda ao arrastar: o agendamento continua com o mesmo tempo.
Trocar o profissional
Arraste o agendamento para a coluna de outro profissional e confirme em Mover. O agendamento e a venda passam para o novo atendente.
Mudar os serviços
Clique no agendamento e depois em Ver/editar venda. Na venda, inclua ou remova serviços e produtos. Veja Nova venda.
Bom saber
Mudar os itens na venda muda o valor, mas o bloco na agenda continua com a duração original. Se o atendimento ficou bem mais longo, vale bloquear o horário seguinte ou remarcar o próximo cliente.
O que não pode ser movido
O sistema recusa mover:
- agendamento já atendido (verde);
- agendamento cancelado;
- agendamento cuja venda está fechada ou cancelada;
- sessão de pacote já realizada;
- feriados.
Como atender e concluir
- No horário do cliente, clique no agendamento.
- Se a situação for Não iniciado, clique em Iniciar atendimento e confirme. A venda passa para Em aberto.
- Se o cliente consumiu algo a mais, clique em Ver/editar venda e inclua os itens.
- Clique em Fechar venda, escolha a forma de pagamento e conclua.
Com a venda fechada, o agendamento fica verde e passa a contar como atendimento na ficha do cliente. Todos os detalhes do fechamento estão em Fechar venda.
Bom saber
Se uma venda fechada for estornada, o agendamento volta a ficar pendente (roxo) e a venda volta para Em aberto. Veja Cancelar e estornar.
O cliente desmarcou: cancelar ou excluir?
Há dois caminhos, com efeitos diferentes.
| Excluir o agendamento | Cancelar a venda | |
|---|---|---|
| Onde se faz | Na agenda, botão Excluir. | Na tela da venda. Veja Cancelar e estornar. |
| O que acontece | O agendamento e a venda em aberto são apagados. | O agendamento continua na agenda, em vermelho, como cancelado. |
| Fica registro? | Não. | Sim: aparece na agenda e nos relatórios. |
| O horário volta a ficar livre? | Sim. | Sim: um horário cancelado não ocupa a agenda do profissional no agendamento online. |
Use Excluir para um horário marcado por engano. Use o cancelamento da venda quando quiser guardar o registro de que o cliente desmarcou.
Como excluir
- Clique no agendamento e depois em Excluir.
- Na janela Apagar agendamento?, clique em Apagar.
Atenção
Excluir não tem volta, e apaga junto a venda em aberto do agendamento, com tudo o que estiver lançado nela.
O sistema não exclui um agendamento cuja venda já foi fechada ou cancelada. A mensagem é: "Não foi possível excluir o agendamento: a venda dele já foi fechada ou cancelada." Isso protege o histórico financeiro.
Agendamentos de pacote
Quando o cliente tem um contrato de pacote ou assinatura, os horários dele aparecem na agenda com a palavra Pacote.
Nesses agendamentos:
- não há Fechar venda nem Excluir na janela de detalhes. O botão Gerenciar pacote leva ao contrato, onde você registra a presença, a falta ou cancela a visita. Veja Sessões e renovação;
- arrastar o horário na agenda atualiza a sessão no contrato;
- depois que a sessão é marcada como realizada, falta ou cancelada, o horário não pode mais ser movido.
Marcar um serviço coberto pelo pacote
Você não precisa de um caminho especial. Marque o horário normalmente:
- se todos os serviços escolhidos estão cobertos pelo contrato ativo do cliente, o agendamento nasce ligado ao pacote e sem venda;
- se só parte dos serviços está coberta, o sistema cria a venda apenas com os serviços que não fazem parte do pacote e registra a visita do pacote para os demais.
O que o atendente pode fazer
O atendente sempre pode marcar, mover e excluir os próprios horários. Para os horários dos colegas, vale o modo definido pelo proprietário. Veja O que cada perfil vê.
Perguntas frequentes
Marquei o serviço errado. Preciso excluir e marcar de novo?
Não, se a duração for parecida: abra Ver/editar venda e troque o serviço. Se a duração for muito diferente, é mais simples excluir e marcar de novo, para a agenda reservar o tempo certo.
O cliente quer o preço da promoção e eu marquei pelo painel. Por que veio o preço cheio?
O preço promocional entra sozinho só no agendamento feito pelo cliente no link público. Pelo painel, a venda nasce com o preço do cadastro. Dê o desconto ao fechar a venda.
Posso marcar um horário no passado?
Sim. O painel aceita, o que é útil para registrar um atendimento que não foi lançado na hora.
Por que o agendamento não deixa arrastar?
Porque ele já foi atendido, foi cancelado, é um feriado ou é uma sessão de pacote já registrada. Veja O que não pode ser movido.
O cliente recebe algum aviso quando eu marco pelo painel?
Os lembretes dependem das mensagens automáticas do WhatsApp. Veja Mensagens automáticas.